KI-Strategie im Mittelstand: in vier Wochen zum Fahrplan

Eine KI-Strategie für ein mittelständisches Haus ist kein dickes Dokument. Sie ist eine Reihenfolge: Welche Einsatzfälle zuerst, nach welchen Regeln, mit welchem Geld und wer entscheidet. Dafür reichen vier Wochen, wenn die Geschäftsführung und die Bereichsleitungen in dieser Zeit erreichbar sind. Am Ende steht ein Fahrplan für 90 Tage und für zwölf Monate, den die Geschäftsführung beschließen kann.

Warum jetzt eine Reihenfolge nötig ist

KI ist in der Breite angekommen. Laut Bitkom setzen 57 Prozent der Unternehmen ab 20 Beschäftigten KI ein, vor einem Jahr waren es 36 Prozent. Zugleich sagen 59 Prozent der Anwender, sie nutzten das Potenzial von KI überhaupt nicht, und ein Drittel von ihnen setzt KI vor allem aus Angst ein, den Anschluss zu verlieren. Wer so handelt, kauft Werkzeuge, weil andere es tun. Eine Strategie ersetzt diesen Druck durch eine Entscheidung.

Was in eine KI-Strategie gehört

Sieben Bausteine genügen. Mehr macht das Papier schwerer, nicht besser.

1. Bestandsaufnahme

Was läuft schon? Welche Programme und Daten gibt es, und was nutzen Mitarbeitende bereits auf eigene Faust? Dazu gehören Gespräche mit der Geschäftsführung und mit vier bis sechs Bereichsleitungen. Das Ergebnis passt auf wenige Seiten und ist ehrlich, auch wenn es unbequem ist.

2. Bewertete Einsatzfälle

Jede Idee wird nach vier Fragen bewertet: Wie groß ist der Nutzen? Wie gut ist sie machbar? Welches Risiko trägt sie? Wie ist die Datenlage? Ein Einsatzfall mit hohem Nutzen, aber ohne brauchbare Daten, rückt nach hinten. Ein kleiner Fall mit sauberen Daten und klarem Nutzen kommt zuerst. Die Liste ist das eigentliche Herzstück der Strategie.

3. Kaufen oder bauen

Für jeden Fall wird entschieden, ob ein vorhandenes Werkzeug reicht oder ob ein Agent in Ihrer Software gebaut werden muss. Die Faustregel: Was jeder Wettbewerber ebenso nutzen kann, kaufen Sie. Was an Ihren Abläufen und Ihren Daten hängt, bauen Sie. Die Kosten liegen dabei oft woanders als erwartet. Nach der Bitkom-Befragung nennen 51 Prozent der Anwender die Infrastruktur als großen Kostenpunkt, 50 Prozent die Aufbereitung der Daten und 41 Prozent die Anbindung an bestehende Systeme. Lizenzen sind es nur für 21 Prozent.

4. Regeln für die Nutzung

Wer darf welches Werkzeug mit welchen Daten nutzen? Was darf nie in ein öffentliches Sprachmodell? Wer gibt neue Werkzeuge frei? Diese Regeln brauchen keine zwanzig Seiten. Zwei bis drei Seiten, die jeder versteht, wirken besser. Unter den Anwendern nennen laut Bitkom 66 Prozent Datenschutzanforderungen und 56 Prozent rechtliche Verunsicherung als Hürde. Klare Regeln nehmen einen Teil dieser Unsicherheit weg.

5. Schulungsbedarf

Wer arbeitet mit welcher KI, und was braucht diese Person dafür? Die Schulung richtet sich nach der Rolle, nicht nach der Abteilung. Rechtlich steht dahinter Artikel 4 der KI-Verordnung, den die Verordnung (EU) 2026/1744 im Juli 2026 geändert hat. Die Bundesnetzagentur empfiehlt, die Maßnahmen zu dokumentieren. Die Einzelheiten stehen in unserem Beitrag zur Schulungspflicht.

6. Budgetrahmen

Ein Rahmen für zwölf Monate, getrennt nach Einmalkosten und laufenden Kosten. Er muss nicht auf den Cent stimmen, aber er muss vor dem ersten Auftrag stehen. Laut Bitkom halten 54 Prozent der Anwender die Kosten für schwer kalkulierbar. Ein Rahmen mit Grenzen und festen Prüfpunkten schafft hier Ordnung.

7. Fahrplan für 90 Tage und zwölf Monate

Die ersten 90 Tage sind konkret: ein bis zwei Einsatzfälle, mit Verantwortlichen, Terminen und einem Maß für den Erfolg. Die zwölf Monate sind eine Richtung mit Prüfpunkten, kein Versprechen. Alle drei Monate wird der Fahrplan neu geprüft.

Der häufigste Fehler: Pilotprojekte ohne Weg in den Betrieb

Viele Häuser starten mit einem Pilotprojekt, das gut aussieht und dann nirgends hinführt. Es fehlt jemand, der den Betrieb übernimmt, es fehlt der Zugang zu den echten Daten, und niemand hat vorher festgelegt, wann das Projekt als gelungen gilt. Das Ergebnis ist eine Vorführung statt einer Arbeitserleichterung.

Die Gegenmittel sind einfach. Legen Sie vor dem Start fest, wer den Agenten nach dem Test betreibt. Legen Sie fest, an welchen echten Vorgängen er geprüft wird. Und bestimmen Sie, was passiert, wenn er die Prüfung besteht, und was, wenn nicht. Ein Pilotprojekt ohne diese drei Antworten ist ein Experiment, und das ist teuer, wenn man es Strategie nennt.

Ein zweiter Fehler ist die Liste ohne Reihenfolge. Zehn gleich wichtige Ideen sind keine Strategie. Der Fahrplan muss Nein sagen können: zu Ideen, für die die Daten fehlen, und zu Ideen, die sich nicht rechnen.

Ein dritter Fehler betrifft das Team. Laut Bitkom nennen 42 Prozent der Anwender fehlende Akzeptanz der Beschäftigten als Hemmnis. Wer die Fachabteilungen erst nach der Entscheidung beteiligt, bekommt sie selten als Verbündete.

Wie die vier Wochen aussehen

In der ersten Woche läuft die Bestandsaufnahme: Gespräche, Sichtung der Programme und Daten, ein Blick darauf, was im Haus schon genutzt wird. In der zweiten und dritten Woche werden alle Einsatzfälle bewertet, jeweils mit der Frage, ob gekauft oder gebaut wird. In der vierten Woche entstehen die Regeln, der Schulungsbedarf, der Budgetrahmen und der Fahrplan. Das Ganze endet mit einer Vorstellung vor der Geschäftsführung. Passt der Fahrplan nicht, überarbeiten wir ihn einmal ohne Aufpreis, unbeschadet Ihrer gesetzlichen Rechte.

Ein Teil der Arbeit lässt sich nicht abkürzen: Die Geschäftsführung muss entscheiden, was ihr wichtig ist. Ein Fahrplan, der ohne diese Entscheidung entsteht, landet in der Schublade.

Woran Sie eine brauchbare Strategie erkennen

Sie nennt die ersten ein bis zwei Einsatzfälle mit Namen. Sie sagt, wer verantwortlich ist. Sie enthält Regeln, die ein neuer Mitarbeiter am ersten Tag versteht. Sie hat einen Budgetrahmen und feste Prüfpunkte. Und sie sagt offen, was das Haus vorerst nicht tun wird.

Quellen

• Bitkom, Presseinformation vom 14. September 2026: Erstmals nutzt die Mehrheit der Unternehmen KI
• Bundesnetzagentur, KI-Kompetenz (Hinweise zu Artikel 4 der KI-Verordnung)
• Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital Omnibus on AI), EUR-Lex

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