Woran Sie eine gute KI-Agentur erkennen: zehn Prüffragen

Eine gute KI-Agentur erkennen Sie weniger an ihren Vorführungen als an Antworten auf Fragen, die vor dem Start geklärt sein müssen: Was kostet es, wann gilt das Ergebnis als abgenommen, wer betreibt es danach, und was passiert mit Ihren Daten? Die zehn Fragen unten können Sie jeder Agentur stellen, auch uns. Wer auf eine Frage nicht schriftlich antworten will, hat Ihnen damit schon etwas gesagt.

Warum die Auswahl so viel Gewicht hat

Das Mittelstand-Digital Zentrum Berlin warnt in seinem Leitfaden zur Anbieterwahl vor einem häufigen Fehler: Unternehmen engagieren direkt einen Dienstleister, ohne Vorarbeit zu leisten. Das führe oft zu Missverständnissen, ineffizienten Projekten und unnötigen Kosten (Mittelstand-Digital Zentrum Berlin). Die Fragen unten helfen Ihnen, diese Vorarbeit in ein Gespräch zu bringen.

Die zehn Prüffragen

1. Gibt es einen klar beschriebenen Ablauf und ein messbares Ziel?

Der Leitfaden nennt einen konkreten Anwendungsfall als Grundlage für alles Weitere. Statt allgemeiner Effizienzgewinne sollen Sie Kriterien festlegen, an denen sich Erfolg messen lässt, zum Beispiel eine schnellere Bearbeitung von Anfragen (Mittelstand-Digital Zentrum Berlin). Eine Agentur, die ohne dieses Ziel anfängt, kann später nicht zeigen, ob sie etwas erreicht hat.

2. Wissen Sie den Preis, bevor etwas beginnt?

Schwer zu kalkulierende Kosten sind für Unternehmen mit KI-Einsatz eine Hürde: 54 Prozent nennen sie, bei Unternehmen ohne KI sind es 63 Prozent (Bitkom). Fragen Sie deshalb nach einem Festpreis, der schriftlich vorliegt, und nach allem, was nicht darin steckt. Ein Preis, der erst im Projekt entsteht, ist keine Planungsgrundlage.

3. Gibt es eine schriftliche Abnahme und Nachbesserung?

Der Leitfaden empfiehlt, mit den Fachabteilungen Akzeptanzkriterien festzulegen, etwa die höchste akzeptable Fehlerrate und den Grad menschlicher Unterstützung. Er rät außerdem, Berichte und Abstimmungen nicht nur informell, sondern vertraglich zu regeln (Mittelstand-Digital Zentrum Berlin). Fragen Sie: Anhand welcher Testfälle nehmen wir ab? Wie lange bessert die Agentur ohne Aufpreis nach? Eine Zusage, die Ihre gesetzlichen Rechte unberührt lässt, ist ein gutes Zeichen.

4. Zeigt die Agentur Referenzen aus dem laufenden Betrieb?

Der Leitfaden rät, nach Erfahrung mit vergleichbaren Unternehmen und nach Referenzprojekten zu fragen, um Einblick in die Arbeitsweise zu erhalten (Mittelstand-Digital Zentrum Berlin). Achten Sie darauf, ob das Gezeigte im Alltag läuft oder nur vorgeführt wurde. Fragen Sie, wer die Zahlen genannt hat: der Kunde, die Agentur oder eine unabhängige Messung.

5. Setzt die Agentur KI im eigenen Haus ein?

Wer Agenten verkauft, sollte selbst mit ihnen arbeiten und sagen können, was dabei schiefgeht. Das lässt sich nicht aus einer Studie belegen, es ist unsere Erfahrung. Fragen Sie nach einem Ablauf, den die Agentur täglich nutzt, und nach den Fehlern, die sie dabei gemacht hat.

6. Wer klärt Daten und Schnittstellen?

Hier liegt der Aufwand, den viele unterschätzen. Als großen Kostenpunkt nennen Anwender laut Bitkom die Infrastruktur wie Rechenleistung (51 Prozent), die Aufbereitung von Daten (50 Prozent) und die Integration in bestehende Systeme (41 Prozent). Lizenzen und Abos sind es nur für 21 Prozent (Bitkom). Eine gute Agentur fragt schon im ersten Gespräch nach Ihrem Warenwirtschaftssystem und der Pflege Ihrer Stammdaten.

7. Sind Datenschutz und KI-Verordnung vor dem Start geklärt?

Für Anwender sind Datenschutzanforderungen (66 Prozent) und rechtliche Verunsicherung (56 Prozent) die häufigsten Hürden (Bitkom). Der Leitfaden nennt konkrete Fragen: Wo werden die Modelle betrieben, welche Daten erhält ein Dritter, und wo liegen die Daten? Er rät, sich die Einhaltung der Vorgaben schriftlich bestätigen zu lassen (Mittelstand-Digital Zentrum Berlin). Misstrauen Sie Siegeln, die alles pauschal für erledigt erklären. Rechtlich zulässig ist ein Ablauf erst, wenn er für Ihren Fall geprüft ist.

8. Lernt Ihr Team selbst mit?

66 Prozent der Unternehmen schätzen die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten als gering ein, und 42 Prozent der Unternehmen mit KI nennen fehlende Akzeptanz der Beschäftigten als Hemmnis (Bitkom). Eine gute Agentur liefert nicht nur ein Ergebnis, sondern bringt Ihrem Team bei, damit zu arbeiten, auch ohne Programmierkenntnisse.

9. Wer betreibt es danach, und wie lange sind Sie gebunden?

Das Mittelstand-Digital Zentrum Berlin beschreibt, was bei fremden Lösungen kritisch werden kann: wirtschaftliche Abhängigkeit, geänderte Preise oder Lizenzbedingungen und im schlimmsten Fall die Einstellung des Produkts (Mittelstand-Digital Zentrum Berlin). Dieselbe Frage gilt für eine Agentur. Klären Sie, wer den Agenten überwacht, wenn sich ein Format ändert, was der Betrieb pro Monat umfasst und ob Sie ihn kündigen können. Fragen Sie auch, ob Sie wählen dürfen, welches Modell läuft und wo. Der Leitfaden empfiehlt zudem, sich nicht nur die Anwendung, sondern auch den zugrunde liegenden Programmcode und Angaben zu den Trainingsdaten vertraglich zusichern zu lassen. Ohne das riskieren Sie spätere Einschränkungen bei Anpassung und Prüfung (Mittelstand-Digital Zentrum Berlin).

10. Sagt die Agentur Ihnen auch, wann KI nicht hilft?

Der Leitfaden hält fest, KI sei ein möglicher Ansatz, aber kein universelles Allheilmittel. Zuerst müsse geklärt werden, ob der Einsatz überhaupt sinnvoll und erforderlich ist (Mittelstand-Digital Zentrum Berlin). Eine Agentur, die zu jedem Ablauf Ja sagt, verdient an Ihrer Unsicherheit. Eine gute sagt auch: Das lohnt sich nicht, und der Grund dafür ist dieser.

So nutzen Sie die Liste

Schicken Sie die zehn Fragen vorab per Mail und bitten Sie um schriftliche Antworten. Vergleichen Sie danach nicht den Preis, sondern die Antworten auf Frage 3, 7 und 9. Dort trennen sich Anbieter, die ein Ergebnis liefern, von denen, die Verantwortung übernehmen.

Lassen Sie sich außerdem nicht von Zertifikaten blenden. Der Leitfaden nennt Standards wie ISO 27001 für die Informationssicherheit und ISO 9001 für das Qualitätsmanagement als mögliche Hinweise auf strukturierte Arbeit (Mittelstand-Digital Zentrum Berlin). Sie ersetzen aber keine Antwort auf Ihre Fragen zu Ihrem Ablauf.

Wenn Sie diese Fragen intern vorher beantwortet haben, geht jedes Gespräch mit einer Agentur schneller und ehrlicher: Sie wissen, welcher Ablauf zuerst dran ist, welche Daten dahinterliegen und was Sie am Ende messen wollen.

Quellen

• Mittelstand-Digital Zentrum Berlin: Leitfaden, So finden Sie den richtigen KI-Anbieter in Deutschland
• Bitkom, Presseinformation vom 14.09.2026: Erstmals nutzt die Mehrheit der Unternehmen KI
• Mittelstand-Digital Zentrum Berlin: Eigenbau oder Standardlösung?

Anbieterangaben und Schätzungen sind im Text als solche benannt. Rechtliche Aussagen sind kein Rechtsrat.