Aufträge aus E-Mail und PDF automatisch erfassen

Aufträge aus E-Mail, PDF und Excel lassen sich weitgehend automatisch erfassen, das zeigen dokumentierte Fälle aus Handel und Logistik. Die Anbindung dauert Tage bis wenige Wochen, das Training auf die Formate Ihrer Kunden dauert Monate. Wer nur die Erfassung automatisiert, hat den kleineren Teil gelöst: Rückfragen, Bestätigungen und Statusmails bleiben sonst liegen. Alle Zahlen unten stammen aus Berichten der Kunden oder Anbieter, nicht aus unabhängigen Messungen.

Warum gerade dieser Prozess

Laut Bitkom nutzen 57 Prozent der Unternehmen KI. KI-Agenten setzen 11 Prozent der Unternehmen ein, die KI nutzen oder den Einsatz planen oder diskutieren. Unternehmen mit KI nennen am häufigsten Datenschutzanforderungen (66 Prozent) und rechtliche Verunsicherung (56 Prozent) als Hürde. Bei Logistikfirmen nennen 54 Prozent fehlende Integrations-Expertise (Retail-News zu Bitkom). Die Auftragserfassung hat klare, wiederkehrende Fälle: eine Mail oder ein PDF geht ein, ein Auftrag im Warenwirtschaftssystem soll entstehen.

Was drei Fälle zeigen

Zentis: Training braucht Zeit

Die Anbindung des Aachener Herstellers dauerte einige Tage, die erste Trainingsphase etwa zwei Monate. Danach verarbeitete die KI rund 60 Prozent der Dokumente automatisch, im laufenden Betrieb stieg der Wert nach Angaben von Zentis auf etwa 80 Prozent. Die Erkennungsrate der einzelnen Felder liegt laut dem Anbieter Workist über 90 Prozent (Computerwoche). Der Bericht nennt keine Zeitersparnis. Er zeigt auch, dass jedes Kundenformat eigene Anpassung braucht.

thyssenkrupp Materials Services: sechs Wochen bis zum Einsatz

Nach sechs Wochen im Produktiveinsatz arbeiteten die Vertriebsniederlassungen in Deutschland mit dem System. Zum Zeitpunkt des Artikels im August 2023 nutzten es 600 Mitarbeiter an über 80 Standorten in neun Ländern (CIO). Ein standardisierter Kern lässt sich also schnell einsetzen; die Ausweitung auf alle Standorte kam danach.

Wackler: Zoll mit weniger Handarbeit

Die Spedition nennt für die Zollvorbereitung eine Zeit von 39 auf 14 Stunden pro Woche, das sind 64 Prozent weniger. Nach einem Monat waren 2.000 Ausfuhranmeldungen automatisiert, nach drei Monaten insgesamt 16.000. Die erste Einrichtung und Automatisierung dauerte laut Anbieter sieben Wochen. Alle Zahlen sind Anbieterangaben von Digicust, einem Dienstleister für Zolldokumente.

Wo der Betrieb im Postfach anfängt

Die Dokumentenextraktion ist ein gut besetztes Feld mit etablierten Spezialprodukten. Der Mehrwert liegt aus unserer Sicht dahinter, und das ist eine Einschätzung aus unserer Erfahrung, kein Studienergebnis: Rückfragen an den Kunden, Auftragsbestätigung, Statusmails, Reklamationen und der Stammdatenabgleich. Dort entscheidet sich, ob Ihr Team spürbar entlastet wird.

Vier Teile lassen sich von Firma zu Firma wiederverwenden: Mail- und Dokumenteingang erkennen, Regeln und Plausibilitätsprüfungen, eine Prüfoberfläche für Ausnahmen sowie Betrieb und Überwachung. Zwei Teile sind bei jedem Haus anders: die Schnittstelle zum Warenwirtschaftssystem und der Stammdatenabgleich. Für sie lohnt sich ein Festpreis nach Einrichtung.

Ein Beispiel: Fehlt auf einer Bestellung die Lieferadresse, soll der Agent nicht raten, sondern dem Kunden eine Rückfrage schicken, die Antwort dem Vorgang zuordnen und den Auftrag danach weiterbearbeiten. Fragt ein Kunde nach dem Stand seiner Lieferung, antwortet er mit den Daten aus dem System. Solche Abläufe sind weniger spektakulär als die Erkennung von Feldern, sparen im Alltag aber die meiste Handarbeit.

Was das für Ihren Zeitplan heißt

Die Fälle stützen eine grobe Regel: Der technische Einbau dauert Tage bis Wochen, die Anpassung an die tatsächlichen Formate Ihrer Kunden dauert Monate und endet nie ganz. Zentis begann das Training mit rund 100 Auftragsdokumenten und musste für einzelne Kunden und Formulare nachjustieren (Computerwoche). Planen Sie deshalb nicht mit einem Projektende, sondern mit dem Übergang in einen Betrieb, in dem jemand neue Formate und geänderte Stammdaten im Blick behält. Ohne diese Pflege sinkt die Trefferquote leise, und Ihr Team merkt es erst, wenn wieder von Hand korrigiert wird.

Prüfen gehört dazu

Käufer vertrauen KI-Ergebnissen nur bedingt: 94 Prozent prüfen sie nach, nur 2 Prozent vertrauen immer (TrustRadius über MarketScale, Anbieterstudie). Ein guter Agent legt den Auftrag deshalb zur Freigabe an und zeigt unsichere Fälle in einer Prüfoberfläche, statt sie still zu buchen.

Was Sie vor einem Projekt klären sollten

• Wie viele Aufträge kommen pro Woche, und welcher Anteil kommt als Mail, PDF oder Excel?
• Wie viele Minuten braucht heute ein Auftrag, und wie viele Formate gibt es?
• Welche Schnittstelle bietet Ihr Warenwirtschaftssystem, und wie sauber sind die Stammdaten?
• Wer prüft Ausnahmen, und wann gilt der Agent als abgenommen?
• Wer überwacht ihn, wenn ein Kunde sein Formular ändert?

Ein Praxisfall aus dem Handel, den wir selbst gebaut haben, steht unter Projekte.

Wie wir das angehen

Unser Agent für die Auftragserfassung liest Bestell-Mails und PDFs, gleicht sie mit Ihren Stammdaten ab, legt den Auftrag zur Freigabe an und entwirft Antworten auf Rückfragen im Postfach; eine Person gibt sie frei. Er ist Teil des Einführungsprogramms. Dieses läuft zum Festpreis, den Sie nach einem ersten Gespräch schriftlich erhalten, und schließt drei Monate Betrieb ein. Vorab messen wir Ihre Zahlen, damit am Ende ein Vorher-Nachher-Vergleich möglich ist.

Wichtig ist uns die Reihenfolge: erst die Zahlen, dann der Bau, dann die Abnahme an vereinbarten Prüffällen. So können Sie nach dem Start nachlesen, was der Agent leisten sollte und was er tatsächlich leistet. Lücken tragen wir in die Prüffälle ein und beheben sie, statt sie zu erklären.

Quellen

• Bitkom, Presseinformation zur KI-Nutzung
• Retail-News, Logistik und KI (zu Bitkom)
• Computerwoche, Zentis automatisiert die Auftragserfassung
• CIO, thyssenkrupp Materials Services in der Auftragsannahme
• Digicust, Wackler Logistics (Anbieterangabe)
• MarketScale, TrustRadius-Umfrage

Anbieterangaben und Schätzungen sind im Text als solche benannt. Rechtliche Aussagen sind kein Rechtsrat.