Projekt · Wheyster.de und Gymroom

Bei Wheyster.de laufen Bestellungen, Mahnwesen und Lager-Alarm automatisch.

Wheyster.de beliefert als Großhändler unter anderem Fitnessstudios mit Sportnahrung. Gymroom ist der Onlineshop für Endkunden. Rechnungen, Bestellungen und Lager laufen über dasselbe Shopsystem.

Die Zahlen

8 Std.Büroarbeit pro Woche vorher von Hand (mindestens)
272 Std.seit Start gespart, vorsichtig gerechnet
106Zahlungserinnerungen in einer Woche
428Artikel täglich um 12:00 geprüft

Branche: Großhandel und Onlineshop für Sportnahrung
Ort: Hamburg
Gebaut: Bestellungen, Zahlungserinnerungen, Lager-Alarm
Betrieb: Läuft im Betrieb und wird gepflegt
Stand der Zahlen: 29.10.2026

Vorher und heute

Vorher
Rechnungen wurden einzeln verschickt, säumige Kunden einzeln angeschrieben. Ob ein Artikel knapp wird, fiel oft erst auf, wenn er fehlte.
- Bestellungen anlegen3 Std. pro Woche, von Hand
- Mahnwesen3 Std. pro Woche, von Hand
- Lager-Alarmmindestens 1 Std. pro Woche, von Hand
- Rechnungsübersicht1 Std. pro Woche, von Hand
„Bei uns lief extrem viel manuell. Das Mahnwesen lief nicht, die Buchhaltung lief nicht, offene Außenstände, und das hat uns extreme Probleme bereitet“
Sezer, Gymroom und Wheyster
Heute
- Bestellungen anlegenautomatisch, 101 Std. gespart
- Mahnwesenautomatisch, 103 Std. gespart
- Lager-Alarmautomatisch, 34 Std. gespart
- Rechnungsübersichtautomatisch, 34 Std. gespart
- Gesamt272 Std. seit Start gespart, vorsichtig gerechnet

Hinweis

Minuten und Häufigkeit nennt der Kunde, sie sind keine unabhängige Messung. Gezählt ist jeweils der vorsichtige Wert. Die Läufe sind im Betrieb belegt. Nicht eingerechnet sind von uns behobene eigene Fehler und die Wirkung der Mahnungen auf Zahlungseingänge. Stand der Zahlen: 29.10.2026.

Gebaut in drei Teilen

01
Zahlungserinnerungen nur, wo wirklich etwas offen ist
Zahlungserinnerungen gehen automatisch und nur an Rechnungen, die wirklich offen sind. In der geprüften Woche waren es 106, jede mit richtigem Betrag, richtiger Nummer und richtigem Datum. Das neue mehrstufige Mahnwesen läuft seit Oktober im Probebetrieb.
106 Erinnerungen in einer Woche
02
Bestellungen ohne Abtippen
Ein Großkunde schickt jede Woche eine Bestellliste für viele Standorte. Daraus werden automatisch Aufträge im Shopsystem, mit Artikeln, Mengen und Lieferadresse. Am 5. Oktober waren es 64 Bestellungen aus einer Liste, alle korrekt angelegt. Fällt ein Schritt aus, kommt eine Warnung, statt dass still etwas fehlt.
64 Aufträge aus einer Liste
03
Lager-Alarm, bevor das Regal leer ist
Jeden Mittag um 12 Uhr wird jeder Artikel gegen seinen Mindestbestand geprüft, 428 Artikel. Was knapp wird, meldet sich.
täglich 12:00 · 428 Artikel
„Wir werden jetzt rechtzeitig gewarnt, weil kritische Lagerbestände rechtzeitig aufploppen und wir nicht mehr auf Null gehen. Und das wiederum erspart uns Umsatzverluste, weil Kunden nicht mehr vor leeren Regalen stehen.“
Sezer, Gymroom und Wheyster