Anwendungsfall
Aufträge aus E-Mail und PDF erfassen
Bestellungen kommen als E-Mail oder PDF. Der Agent liest sie und legt den Auftrag zur Freigabe an.
Heute
So läuft es meist heute
- Bestellungen kommen als E-Mail, als PDF im Anhang oder als Foto.
- Jemand im Büro liest sie und tippt die Positionen in die Warenwirtschaft ab.
- Kundennummer und Artikelnummer werden von Hand nachgeschlagen.
- Tippfehler und unklare Bestellungen fallen oft erst beim Versand auf.
Ablauf
So arbeitet die KI
- 01Eingang erkennenDer Agent sieht im Postfach, welche Nachricht eine Bestellung ist, und liest Text und Anhang.
- 02Mit den Stammdaten abgleichenEr ordnet Kunde und Artikel Ihren Stammdaten zu und prüft, ob die Angaben zusammenpassen.
- 03Auftrag vorbereitenEr legt den Auftrag als Entwurf an. Was unklar ist, markiert er und lässt es offen.
- 04Mitarbeiter gibt freiEine Person aus Ihrem Büro prüft den Entwurf und gibt ihn frei oder korrigiert ihn. Ohne diese Freigabe wird nichts gebucht.Freigabe durch Ihr Team
- 05Rückfragen entwerfenFragt der Kunde nach dem Stand, entwirft der Agent die Antwort nur aus den Angaben im Auftrag, ohne Zusagen, die dort nicht stehen.
- 06Antwort gibt eine Person freiEine Person aus Ihrem Büro gibt die Antwort frei. Unsichere Fälle gehen an Sie.Freigabe durch Ihr Team
Womit die KI arbeitet
- E-Mail-Postfach
- Warenwirtschaft oder ERP
- Dokumentenablage
Was wir vorher messen
- Wie viele Minuten braucht ein Auftrag von der Mail bis zur Buchung?
- Wie viele Aufträge kommen in der Woche an, und in welchen Formaten?
- Wie oft müssen Sie beim Kunden nachfragen, weil eine Angabe fehlt?
Was die KI nicht tut
- Er bucht keinen Auftrag ohne Freigabe.
- Er ändert keine Preise und keine Stammdaten.
- Er rät nicht: Ist eine Angabe unklar, legt er sie Ihnen vor.
- Beleg
Wo es schon läuft
Bei Wheyster.de schickt ein Großkunde jede Woche eine Bestellliste. Daraus entstehen automatisch Aufträge im Shopsystem. Fällt die Automatik aus, gibt es eine Warnung.
Zur Projektgeschichte - Passender Einstieg
Auftrags-Agent
Liest Bestell-Mails und PDFs, gleicht sie mit Stammdaten ab, legt Aufträge zur Freigabe an und entwirft Antworten auf Rückfragen.
Zu Auftrags-Agent
Nächster Schritt
Passt das zu Ihrem Ablauf?
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